Faites vous aider pour la Mise en place du PMO
Autrefois, le Project Management Office (PMO) était considéré comme une fonction purement administrative, mais les entreprises reconnaissent désormais de plus en plus sa valeur. Si votre organisation est confrontée à des défis ou à des opportunités, des projets sont nécessaires pour les surmonter et un PMO est susceptible de vous aider.
Avant de créer un PMO, cherchez à comprendre les enjeux et la culture spécifiques de l’entreprise. Parfois, la bonne réponse consiste à disposer d’une équipe complète que les collègues peuvent voir et avec qui parler au bureau, mais toutes les entreprises ne sont pas suffisamment grandes ou suffisamment matures pour justifier cela. Au lieu de cela, certains peuvent opter pour une équipe distribuée comprenant le personnel existant – par exemple, des représentants des finances, de la comptabilité du projet et de l’assurance qualité.
Demandez-vous si le moment est venu d’investir dans un PMO : l’organisation favorise-t-elle la croissance ou préserve-t-elle ses flux de trésorerie de manière défensive ? Les PMO ne sont pas toujours clairement définis et peuvent parfois être victimes de coupes budgétaires en période de crise. Réfléchissez donc à ces questions avant de décider d’investir.
Comprendre à qui s’adresse le PMO
Adaptez le PMO à l’environnement spécifique et veillez à ne pas le sur-concevoir ni à introduire de bureaucratie inutile. Au lieu de cela, réfléchissez à qui sont les « clients » internes et parlez-leur de leurs besoins et de leurs désirs, plutôt que de présumer de ce que vous pensez qu’ils devraient avoir. Le PMO doit répondre aux besoins préexistants et non imposer une approche universelle.
Elaborez une analyse de rentabilisation
Traitez la mise en place d’un PMO comme un programme, en définissant les tranches logiques de travail ainsi que le personnel et les compétences nécessaires pour les réaliser. MSP fournit des conseils judicieux pour structurer le programme, ce qui contribuera à positionner l’initiative en termes de gestion du changement organisationnel et à renforcer le soutien interfonctionnel essentiel au succès à long terme.
Il serait inhabituel de se lancer dans un projet sans avoir préalablement défini le business case, mais nous voyons rarement des business cases pour les projets PMO. C’est une erreur, car il est essentiel de considérer dès le départ les coûts, les bénéfices et les risques. Une analyse de rentabilisation solide doit identifier les clients internes, leurs besoins et considérer la meilleure approche pour y répondre.
Collaborer
Construisez une communauté autour du projet et engagez-vous pleinement. Sans cela, il est peu probable que le PMO réussisse. Les projets de changement échouent généralement lorsqu’ils ne bénéficient pas d’un large soutien. Il convient donc de commencer à jeter des ponts dès le début et d’impliquer toutes les équipes fonctionnelles qui ont un intérêt dans le résultat.
Une fois le PMO en place, il peut contribuer à créer des communautés virtuelles, réunissant des équipes virtuelles et facilitant une plus grande productivité. Cela contribue au bien-être du personnel et à la santé organisationnelle.
Élaborer une feuille de route
Les PMO ont tendance à évoluer de manière organique, sans feuille de route pour les guider. En cartographiant la maturité de la gestion de projet de l’organisation vous pouvez établir une référence. Réfléchissez ensuite à la manière de tirer parti de cette base et d’élaborer une feuille de route pour une amélioration continue, avec des jalons et des objectifs clairs. Sans cela, il est facile de stagner et de se concentrer sur le tactique plutôt que sur le stratégique.
Focus sur la gestion du changement et l’engagement
La création d’un PMO changera la façon dont l’organisation pense et parle des projets et pourrait développer un nouveau « langage » de gestion de projet. Il est important d’apporter une expertise en gestion du changement dans le programme PMO pour réfléchir à la meilleure façon d’adapter cette terminologie. La gestion du changement contribuera à aplanir le chemin.
Se connaitre
Si vous êtes un chef de projet chargé de créer un PMO, pensez « Quelles sont mes forces ? », « Ai-je déjà fait cela ? » et « Est-ce pareil? ». Soyez conscient de votre ego et n’essayez pas de tout faire vous-même. Cela nécessite une certaine intelligence émotionnelle, car vous aurez affaire à des clients internes à tous les niveaux et aurez parfois des conversations difficiles. Pour y faire face, entourez-vous d’alliés, réfléchissez stratégiquement et soyez conscient du paysage politique interne. Cet état d’esprit s’apparente davantage au leadership qu’au management.
Derniers conseils
- Avant de commencer, parlez d’abord à trois personnes impliquées dans la réalisation du projet et demandez-leur :
- Qu’attendez-vous et avez-vous besoin d’un PMO ?
- Qu’est-ce qui fonctionne déjà bien ?
- Qu’est-ce qui ne fonctionne pas bien ?
- Continuez à apprendre. La gestion de projet évolue continuellement, il est donc essentiel de maintenir un état d’esprit de croissance et de maintenir vos connaissances à jour.
Faites vous aider par AB AUDIT pour la Mise en place du PMO. Contactez nous par Téléphone au +216 71963723 ou bien via notre fiche de contact et nous vous rappellerons immédiatement.
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