Comment démarrer un PMO ou bureau de gestion de projet. Démarrer un bureau de gestion de projet peut être abordé comme n’importe quel autre projet.
Étape 1 : Créez l’analyse de rentabilité ou le Business Case
Une analyse de rentabilisation doit être réalisée pour justifier la mise en œuvre d’un bureau de gestion de projet ou bien PMO. Il est important, pour l’adhésion de l’organisation et la planification, de s’assurer que le projet en vaut la peine avant d’aller de l’avant.
L’analyse de rentabilisation décrira les éléments suivants :
- Les objectifs du PMO
- Les avantages et les limites du PMO
- Tous les risques liés au démarrage d’un PMO
- Un coût estimé de mise en œuvre
- Un calendrier approximatif ou la durée du projet
- L’impact potentiel sur l’entreprise
- Toute autre information pertinente
L’analyse de rentabilisation doit inclure le choix du modèle PMO à mettre en œuvre. Les trois types de PMO les plus courants sont :
- Souteneur : un PMO solidaire fonctionne en tant que consultant ou conseiller. Il s’agit généralement d’un centre de connaissances et d’une source de bonnes pratiques, de formations et d’enseignements appris.
- De Contrôle : un PMO de contrôle agit à la fois en tant qu’auditeur et en tant que conseiller. Cela va encore plus loin en garantissant que les meilleures pratiques et normes sont respectées. Cela crée souvent des contrôles et des normes de gouvernance.
- Directif : Un PMO Directive est directement responsable de l’exécution des projets. Les chefs de projet relèvent directement du PMO plutôt que d’une fonction ou d’un groupe organisationnel distinct.
Étape 2 : Designez un leadership fort
Si le projet est approuvé pour aller de l’avant, l’étape suivante consiste à désigner les membres clés de l’équipe pour gérer et exécuter le plan. Cela inclut le sponsor du projet, le chef de projet et d’autres personnes qui seront directement impliquées dans la réussite du projet.
Étape 3 : Créez la charte
Le chef de projet va maintenant rédiger la charte de projet pour la création du Project Management Office.
Cela comprendra :
- La portée du projet
- Les exigences de haut niveau
- Les hypothèses pertinentes
- Les contraintes
- Les étapes ou bien jalons majeurs
Étape 4 : Suivez le cycle de vie de la gestion de projet
Une fois la charte approuvée, le projet devra suivre le même cycle de vie que tout autre projet. Les phases du cycle de vie de la gestion de projet sont :
- Initiation
- Planification
- Exécution
- Surveillance et contrôle
- Clôture
Les processus, procédures et documentations standard doivent être créés comme tout autre projet. Par exemple, vous aurez besoin d’une portée, d’un calendrier et d’un budget de base, ainsi que des ressources, du matériel et des exigences ou des résultats assignés pour mesurer le succès.
Conseils pour une mise en œuvre réussie
Pour augmenter les chances de réussite de votre nouveau PMO, et savoir correctement comment démarrer un PMO tenez compte des conseils suivants :
Obtenez une adhésion à long terme : Tout d’abord la création d’un PMO entraînera un changement important et durable pour l’organisation. Il est important de se concentrer sur la gestion du changement et l’engagement des parties prenantes pour garantir que les gens s’engagent dans sa réussite.
Priorisez les victoires Rapides ou Quick Wins : Ensuite cela vaut la peine d’identifier, de réaliser et de célébrer certaines victoires rapides ou Quick Wins. Cela contribuera à renforcer l’engagement et à encourager le moral lors de la mise en œuvre de ces changements. Par exemple, chaque fois qu’une étape importante est franchie, elle doit être reconnue et célébrée. Cela pourrait être aussi simple que l’envoi d’un bulletin d’information lorsque les politiques opérationnelles standard du PMO sont établies.
Maintenir la motivation pendant les périodes creuses : En effet la mise en œuvre de tout changement important peut être difficile. Il y aura probablement des périodes où les choses sembleront se produire lentement, voire pas du tout. Il est essentiel de rester positif et de s’efforcer de maintenir l’engagement des parties prenantes et leur engagement envers l’objectif final.
Assurez-vous d’avoir défini des mesures de réussite : Mais aussi comme mentionné précédemment, une partie de l’analyse de rentabilisation doit décrire les avantages d’un PMO. Il est important de disposer d’avantages mesurables qui peuvent être suivis et rapportés. Par exemple, le PMO normalisera-t-il les rapports de management de projets ? Si tel est le cas, il devrait y avoir une date à laquelle cela sera réalisé et un moyen de garantir que cela soit réalisé.
Intégrez suffisamment de flexibilité pour que le PMO puisse s’adapter et mûrir : Et enfin au fur et à mesure que l’entreprise se développe et évolue, le PMO doit s’adapter. Par exemple, le PMO peut commencer comme un PMO de support, mais se transformer ensuite en un PMO directif.
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